Versionierung

translate5 bietet grundsätzlich drei Workflow-Typen:

Bei beiden Workflow-Typen gilt, dass nur diejenigen Jobs zugewiesen werden müssen, die im jeweiligen Projekt benötigt werden. Nicht zugewiesene Jobs werden von translate5 automatisch übersprungen. Gleichzeitig können je Aufgabe so viele Benutzer zugewiesen werden, wie gewünscht. Beispielsweise kann bei einem Text von 1000 Segmenten ein Übersetzer auf die ersten 500 und ein zweiter auf die weiteren 500 Segmente angesetzt werden.

Nachfolgend werden die beiden Workflow-Typen beschrieben.

Bitte beachten Sie, dass auf Datenbankebene auch individuelle Workflows pro Kunde konfiguriert werden können. Kontaktieren Sie uns bei Interesse.


Standard-Workflow

Dieser Workflow-Typ beinhaltet folgende Jobs:

  • Übersetzung
  • Lektorat
  • Zweites Lektorat
  • Nur Anschauen: Benutzer ist nicht im Workflow eingebunden, kann aber jederzeit in die verschiedenen Jobs im Lesemodus „hineinschauen“.

Complex workflow

Dieser Workflow-Typ beinhaltet folgende Jobs:

  • Übersetzung
  • 1. Lektorat (sprachlich)
  • 1. Lektorat (technisch)
  • 2. Lektorat (sprachlich, mit bearbeitbaren 100% Treffern)
  • 2. Lektorat (technisch)
  • Textfreigabe
  • Externes DTP (nur Leserechte in translate5)
  • Finale Textfreigabe

Visual Approve

Dieser Workflow-Typ beinhaltet folgende Jobs:

  • Übersetzung
  • Lektorat
  • Zweites Lektorat
  • Warten auf PDF-Upload
  • Druckfreigabe
  • Warten auf PDF-Upload 2
  • Druckfreigabe 2
  • Warten auf PDF-Upload 3
  • Druckfreigabe 3
  • Warten auf PDF-Upload 4
  • Druckfreigabe 4
  • Nur Anschauen: Benutzer ist nicht im Workflow eingebunden, kann aber jederzeit in die verschiedenen Jobs im Lesemodus „hineinschauen“.

Druckfreigabe

Für jeden Job, der in diesem Workflow einem Benutzer zugewiesen wird, wird automatisch auch ein „Druckfreigabe“-Job erstellt. Nach der Übersetzung und dem (zweiten) Lektorat startet ein „Warten auf PDF-Upload“-Job, für den der Projektmanager zuständig ist. Er hat so die Möglichkeit, über „Visual Review-PDF aktualisieren“ eine gelayoutete Version des aktuellen Übersetzungsstands ins Projekt zu laden. Der Job „Warten auf PDF-Upload“ wird nach dem Import des PDFs (Status des Projekts spring auf „visualexchange“) automatisch abgeschlossen und der Benutzer, der mit der Druckfreigabe beauftragt wurde, erhält eine Benachrichtigung, dass er mit der Freigabe starten kann. Die Reihenfolge der Druckfreigabe entspricht dabei der bisherigen Jobreihenfolge: Übersetzung > Lektorat > Zweites Lektorat.

Solange mindestens ein Benutzer bei der Druckfreigabe die Aufgabe im Editor geöffnet hat, können in dieser Aufgabe keine Visual-Dateien ausgetauscht werden.

Abschluss Druckfreigabe

Beim Abschluss eines Druckfreigabe-Jobs müssen folgende Meldungen quittiert werden:

  1. Nachdem der Benutzer in der Druckfreigabe-Ansicht auf den -Button, erscheint das Fenster „Beenden oder später weiterbearbeiten“. Hier kann er angeben, ob er die Aufgabe genehmigen oder ablehnen, oder ob er später nochmals daran weiterarbeiten möchte.
    Dieses Fenster gibt es in zwei Ausführungen, je nachdem, ob mindestens eine oder aber keine Anmerkungen angebracht worden sind. 
    1. Klickt der Benutzer auf den „Genehmigt“-Button, erscheint als Nächstes das Fenster „Noch etwas zu tun?“, über das er entscheiden kann, ob er den Job komplett abschließen oder noch offen behalten will.
    2. Klickt der Benutzer auf den „Abgelehnt“-Button wird die Druckfreigabe abgelehnt, springt die Ansicht zurück in die Aufgabenliste. Gleichzeitig wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Projektmanager ausgelöst, mit der Information, dass die Aufgabe nicht genehmigt wurde und der Aufgabenstatus wechselt auf „Warten auf PDF-Upload“. 
    3. Klickt der Benutzer auf „Später weiterarbeiten“, springt die Ansicht zurück in die Aufgabenliste, der Aufgabenstatus bleibt unverändert.

Wird während der Druckfreigabe keine Anmerkung angebracht, ist im Fenster „Beenden oder später weiterarbeiten“ die Antwortoption „Abgelehnt“ automatisch ausgegraut und inaktiv.

Aufgabe genehmigt

Wird die Aufgabe bei der Druckfreigabe genehmigt, wird die Aufgabe wie gewohnt abgeschlossen.

Aufgabe nicht genehmigt

Wird die Aufgabe bei der Druckfreigabe nicht genehmigt, springt die Aufgabe auf den Schritt „Warten auf PDF-Upload“ zurück, respektive geht in eine Schleife, die nochmals den gleichen Ablauf PDF-Upload → Druckfreigabe beinhaltet.


Mehrere Benutzer – Zuweisung und Zusammenarbeitsmodi

translate5 bietet folgende Zusammenarbeitsmodi:

  • Gleichzeitiges Arbeiten: Alle zugewiesenen Benutzer eines Workflowschritts können gleichzeitig an der gleichen Datei arbeiten. Dieser Modus gilt aktuell als vorausgewählter Standard. Werden je Workflowschritt mehrere Benutzer eingesetzt, empfiehlt es sich, mit ihnen abzusprechen, wer welchen Teil der Arbeit übernimmt.
  • Konkurrierende Zuweisung: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ – nur der erste Benutzer, der die Aufgabe akzeptiert/öffnet, darf daran arbeiten. Bei diesem Zusammenarbeitsmodus muss die Annahme des Jobs immer bestätigt werden. Die anderen angefragten Benutzer haben ab diesem Moment keinen Zugriff mehr darauf.
  • Sequentielles Arbeiten: Alle zugewiesenen Benutzer können an der Aufgabe arbeiten, jedoch immer nur nacheinander, nicht gleichzeitig.

Innerhalb eines Projekts kann immer nur mit einem Zusammenarbeitsmodus gearbeitet werden, der für alle Aufgaben gleich ist.

Abschluss einer Aufgabe

Eine Aufgabe kann dann abgeschlossen werden, wenn alle der Aufgabe zugewiesenen Benutzer ihren Jobs abgeschlossen haben.

Bestätigung der Annahme einer Aufgabe anfordern

Bei der Zuweisung der Benutzer zu den einzelnen Workflow-Schritten kann der Projektmanager eine Bestätigung vonseiten der Benutzer anfragen. Dies ist möglich in der Registerkarte „Benutzer“ der Projektübersicht: Wählt man hier im Dropdown den Status „unbestätigt“, erscheint bei den angefragten Benutzern beim Öffnen der Aufgabe im Editor ein Fenster „Aufgabe bestätigen?“, über das die Annahme des Jobs bestätigt werden muss. Erst danach ist die Bearbeitung im Editor möglich.

Die Bestätigung dient bei Workflows mit den Zusammenarbeitsmodi „gleichzeitiges Arbeiten“ und „sequentielles Arbeiten“ lediglich der Rückmeldung an den Projektmanager, dass die zugewiesenen Benutzer die Arbeit annehmen. Nur beim Zusammenarbeitsmodus „konkurrierende Zuweisung“ bedeutet eine Bestätigung darüber hinaus, dass die anderen angefragten Benutzer keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe haben.


Über das Konfigurationsfeld „initial task state“ kann in der Systemkonfiguration, im Kundenprofil oder bei der Projekterstellung eingestellt werden, dass der initiale Status der Aufgabe auf „nicht bestätigt“ steht. Dies bedingt, dass auch der allererste Workflow-Schritt stets als „unbestätigt“ zugewiesen wird und vom angefragten Benutzer bestätigt werden muss.

Werden für zweite und spätere Workflow-Schritte Bestätigungen angefordert, können diese erst quittiert werden, wenn der Workflow zum betroffenen Schritt springt, die vorangehenden Jobs also abgeschlossen sind.