Wozu Koordinatorengruppen und Job-Koordinatoren?
Eine Koordinatorengruppe ist eine Organisationseinheit in translate5, bestehend aus mindestens einem Job-Koordinator, dem Workflowschritte zugewiesen werden können, und gegebenenfalls vom Job-Koordinator angelegten Editoren-Benutzern, denen der Job-Koordinator wiederum die Jobs, für die er zuständig ist, zuweisen kann.
Eine Koordinatorengruppe kann zum Beispiel Ihr externer Sprachdienstleister/LSP sein, der Job-Koordinator ist dann Ihr zugehöriger Projektmanager, der ausgewiesene Jobs in translate5 verwalten. d. h. wiederum seinen Freelancern zuweisen kann. Eine Koordinatorengruppe könnte auch eine Auslandsvertretung Ihrer Organisation sein, die Reviews für Sie ausführt und diese und die dafür zuständigen Bearbeiter selbst koordinieren soll.
Übersicht
Die Koordinatorengruppen-Übersicht wird über das entsprechende Register in translate5 aufgerufen und öffnet sich im bestehenden Fenster.
In der Übersicht gibt es:
- Einen Button zur Aktualisierung der Ansicht.
- Einen Button zum Erstellen neuer Koordinatorengruppen.
- Die Liste, die alle Koordinatorengruppen beinhaltet.
Koordinatorengruppen-Liste
Spalten in der Koordinatorengruppen-Liste
| Spalte | Erläuterung |
|---|---|
| id | Diese Spalte zeigt die automatisch vergebene Identifikationsnummer der jeweiligen Koordinatorengruppe. |
| Name | Diese Spalte zeigt den Namen der Koordinatorengruppe. |
| Beschreibung | Diese Spalte zeigt die Beschreibung der Koordinatorengruppe. |
| Kunden | Diese Spalte zeigt, welche Kunden der jeweiligen Koordinatorengruppe zugewiesen sind. |
| Aktionen | In der Spalte Aktionen gibt es folgende Schaltflächen:
|
Über diesen Button können Name und/oder Beschreibung einer bestehenden Koordinatorengruppe bearbeitet werden. Dazu öffnet sich ein entsprechendes Fenster.
Über diesen Button kann eine bestehende Koordinatorengruppe gelöscht werden.
| Die Spalten können gefiltert, sortiert und individuell angeordnet werden. |
|---|
Koordinatorengruppe erstellen
Koordinatorengruppe hinzufügen
- Auf den
-Button klicken, damit sich das Fenster „Koordinatorengruppen“ öffnet. Es beinhaltet eine Kurzbeschreibung von Koordinatorengruppen und wozu sie eingesetzt werden können. - Im Feld „Name:“ eine passende Bezeichnung für die zu erstellende Koordinatorengruppe eintragen.
- Im Feld „Beschreibung:“ eine kurze Erläuterung zur Koordinatorengruppe eintragen.
- Über „Speichern“ bestätigen und Fenster schließen.
| Achtung: Die Job-Koordinatoren sehen den Namen wie auch die Beschreibung der Gruppe, zu der sie gehören. Es empfiehlt sich also, neutrale Namen und Beschreibungen zu verwenden. |
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Einer Koordinatorengruppe Kunden zuweisen
Damit die Jobs eines Workflows Job-Koordinatoren zugewiesen werden können, müssen die entsprechende Koordinatorengruppe sowie die betreffenden Projekte demselben Kunden angehören. Aus diesem Grund müssen die Kunden, deren Jobs von den Job-Koordinatoren betreut werden sollen, hier der Koordinatorengruppe hinzugefügt werden.
- In der Koordinatorengruppen-Liste in der Zeile der betreffenden Gruppe auf den
-Button klicken, damit sich das Fenster „Gruppen – Kunden-Zuweisung“ öffnet. - Im Dropdown den Kunden auswählen, der der Koordinatorengruppe zugewiesen werden soll, und mit Klick auf den
- Button bestätigen. - Die der Gruppe zugewiesenen Kunden erscheinen im gleichen Fenster in der Liste unterhalb.
Einen einer Koordinatorengruppe zugewiesenen Kunden entfernen
- In der Koordinatorengruppen-Liste in der Zeile der betreffenden Gruppe auf den -Button klicken, damit sich das Fenster „Gruppen – Kunden-Zuweisung“ öffnet.
- In der Liste im unteren Fensterbereich in der Zeile des zu entfernenden Kunden auf den
-Button klicken.
| Achtung: Wenn die Zuordnung eines Kunden zu einer Koordinatorengruppe aufgehoben wird, werden alle aktuell zugewiesenen Jobs dieser Koordinatorengruppe für diesen Kunden gelöscht. Dies betrifft die komplette Lieferkette. |
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Koordinatorengruppe löschen
- In der Koordinatorengruppe-Liste in der Zeile der betreffenden Gruppe auf den -Button klicken.
- Das Fenster „Löschen“ erscheint, in dem der Name der zu löschenden Koordinatorengruppe eingetragen und über „OK“ bestätigt werden muss.
| Achtung: Die Löschung einer Koordinatorengruppe kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit der Koordinatorengruppe werden zudem auch ihre Untergruppe, ihre Koordinatoren, alle zugehörigen Benutzer sowie die diesen Benutzern zugewiesenen Jobs gelöscht. |
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Job-Koordinatoren
Job-Koordinatoren sind eine spezielle Benutzer-Art in translate5, deren Berechtigungen von der Zugehörigkeit zu einer Koordinatorengruppe, der Zuständigkeit für einen oder mehrere Kunden und den Eigenschaften der ihnen zugewiesenen Jobs abhängen. Sie agieren als eine Art Projektmanager für limitierte Bereiche und Zuständigkeiten.
Job-Koordinatoren-Sicht auf translate5
Reine Job-Koordinatoren haben keine Zugriffsberechtigung auf die Sprachressourcenverwaltung, sehen ansonsten aber grundsätzlich die gleichen Bereiche wie Projektmanager:
- die Projektliste
- die Aufgabenliste
- die Benutzerverwaltung
- die Kundenliste
- die Koordinatorengruppen-Übersicht
- die Einstellungen
Die in diesen Bereichen wiederum sichtbaren Informationen und Handlungsmöglichkeiten sind für Job-Koordinatoren gegenüber den Projektmanagern wie folgt eingeschränkt:
Projektliste
| Projektmanager | Job-Koordinator | |
|---|---|---|
Projektliste |  | |
| Sichtbare Projekte | Alle | nur diejenigen, für die Jobs der eigenen Koordinatorengruppe zugewiesen sind |
| Massenänderungen | | |
| Nur eigene Projekte anzeigen | | |
| Filter setzen und speichern | | |
| Projekte löschen | |  |
| Aufgabe im Editor öffnen | | |
| Aufgabe schreibgeschützt öffnen | | |
| Aufgabe komplett beenden | | |
| Aufgabe abschließen | | |
| Aufgabe klonen | | |
| In diversen Dateiformaten exportieren | | |
| Match-Analyse starten | | |
| Übersetzerpaket herunterladen | | |
| Übersetzerpaket re-importieren | | |
| Aufgabe komplett löschen | | |
| Register „Benutzer“ | | |
| Benutzer hinzufügen/entfernen/benachrichtigen | | |
| Sichtbare Benutzer | Alle, die nicht in einer Koordinatorengruppe sind und diejenigen Job-Koordinatoren in von Projektmanagern erstellten Koordinatorengruppen | Alle in der eigenen Koordinatorengruppe und diejenigen Job-Koordinatoren in von eigenen Gruppenmitgliedern erstellten Koordinatorengruppen |
| Register „Sprachressourcen“ | | |
| Register „Analyse“ | | |
| Berechnungsgrundlage Wörter vs. Zeilen anpassen | | |
| Preisvorlage ändern | | |
| Betrag einsehbar | | |
| Analyse als Excel oder in trados-ähnlichem XML-Format exportieren | | |
| Register „Pivot-Sprachressourcen“ | | |
| Register „Qualitätssicherung“ | | |
| Übersicht der Meldungen | | |
| Neu überprüfen lassen | | |
| Register „Dateien verwalten“ | | |
| Register „Eigenschaften“ | | |
| Register „Konfiguration“ | | |
| Register „Ereignisse“ | | |
Aufgabenliste
Aufgabenliste | | |
| Erweiterte Filter / Filter speichern | | |
| Meta-Daten exportieren | | |
| Auswertungen anzeigen | | |
| Aufgabe im Editor öffnen | | |
| Aufgabe schreibgeschützt öffnen | | |
| Aufgabe komplett beenden | | |
| Aufgabe abschließen | | |
| Aufgabe klonen | | |
| In diversen Dateiformaten exportieren | | |
| Match-Analyse starten | | |
| Übersetzerpaket herunterladen | | |
| Übersetzerpaket re-importieren | | |
| Aufgabe komplett löschen | | |
Sprachressourcenverwaltung
Sprachressourcenverwaltung | | |
Benutzerverwaltung
Benutzerverwaltung | | |
Benutzer hinzufügen/verwalten/löschen | | |
Passwörter zurücksetzen | | |
| Sichtbare Benutzer | Alle, die nicht in einer Koordinatorengruppe sind und alle Job-Koordinatoren in Koordinatorengruppen, die im Register „Koordinatorengruppen“ sichtbar sind | Alle in der eigenen Koordinatorengruppe und Job-Koordinatoren in von eigenen Gruppenmitgliedern erstellten Sub-Koordinatorengruppen |
Kundenliste
Kundenliste | | |
| Kundenprofile hinzufügen/bearbeiten/kopieren | | |
| Ressourcen-Nutzung exportieren | | |
| Filter anwenden und speichern | | |
| Sichtbare Kunden | Alle | Nur diejenigen, die der zugehörigen Koordinatorengruppe zugewiesen sind |
| Register „Allgemein“ | | |
| Register „Sprachressourcen“ | | |
| Register „Standard-Benutzerzuweisung“ | | |
| Standard-Benutzerzuweisung hinzufügen/anpassen/entfernen | | |
| Register „Dateiformat- und Segmentierungseinstellungen“ | | |
| Register „Match-Bereiche & Preise“ | | |
| Register „Überschreibung der Systemkonfiguration“ | | |
| Register „OpenID Connect“ | | |
Koordinatorengruppen-Übersicht
Koordinatorengruppen | | |
| Koordinatorengruppen hinzufügen | | |
| Koordinatorengruppen bearbeiten/mit Kunden verknüpfen/löschen | Von anderen Projektmanagern und selbst erstellte Koordinatorengruppen | Eigene Koordinatorengruppe und solche, die von Koordinatoren in der gleichen Gruppe erstellt wurden |
| Sichtbare Koordinatorengruppen | Von anderen Projektmanagern und selbst erstellte Koordinatorengruppen | Eigene Koordinatorengruppe und solche, die von Koordinatoren in der gleichen Gruppe erstellt wurden |
Einstellungen
Einstellungen | | |
| Meine Einstellungen | | |
| Passwort/Layout/Sprache ändern | | |
| Content protection | | |
| Benutzerdefinierte Felder für Aufgaben | | |
| Dateiformat- und Segmentierungseinstellungen | | |
| Match-Bereiche & Preise | | |
| In-Context Schriften | | |
Benutzer für die Job-Koordinatoren erstellen
| Ein Job-Koordinator-Benutzer muss bereits bei seiner Erstellung einer Koordinatorengruppe zugewiesen werden. Stellen Sie daher sicher, dass die Koordinatorengruppe bereits besteht, bevor Sie ihre zugehörigen Benutzer erstellen. Ohne Koordinatorengruppen könne keine Koordinatoren-Benutzer erstellt werden. |
|---|
- Ins Register „Benutzer“ wechseln.
- Auf den
-Button klicken, damit sich das Fenster „Benutzer erstellen“ öffnet. - Im Bereich „Benutzerinformationen“ Anrede, Name und E-Mail-Adresse des zu erstellenden Benutzers eintragen.
- Im Bereich „Anmeldeinformationen“ einen Anmeldenamen setzen.
- Im Unterbereich „Roles don't require client“ bei „Job-Koordinator“ ein Häkchen setzen.
- Sobald das Häkchen gesetzt ist, erscheint weiter unten das Dropdown „Koordinatorengruppen“. Hier nun die Gruppe auswählen, zu welcher der Benutzer als Job-Koordinator hinzugefügt werden soll.
- Weiter kann hier festgelegt werden, für welche zur ausgewählten Koordinatoren-Gruppe gehörenden Kunden der Koordinator zuständig sein soll.
- Im Bereich „Passwort“ je nach Wunsch entweder ein Passwort und dessen Wiederholung eintragen oder leer lassen. Wird kein Passwort gesetzt, erhält der Benutzer automatisch eine E-Mail zur Erstellung eines Passworts.
| Der obige Ablauf entspricht den Grund-Anforderungen für die Erstellung eines Job-Koordinator-Benutzers. Natürlich können einem solchen Benutzer bei Bedarf auch weitere Berechtigungen zugewiesen werden. |
|---|---|
| Die Berechtigung für den Editor-Zugriff wird auch Job-Koordinatoren automatisch zugewiesen und kann/muss nicht abgewählt werden. |
Berechtigungen und Sichtbarkeit von Job-Koordinatoren und Koordinatorengruppen-Benutzern
| Koordinator-Benutzer | Benutzer mit der Berechtigung „Job-Koordinator“ (und gegebenenfalls weiteren kundenbezogenen oder nicht kundenbezogenen Berechtigungen). |
|---|---|
| Editor-Benutzer | Benutzer mit der Berechtigung „Editor“ (und gegebenenfalls weiteren kundenbezogenen Berechtigungen). |
Berechtigungen von Job-Koordinatoren
Koordinatoren können:
- Weitere Koordinatoren-Benutzer erstellen.
- Eigene Editor-Benutzer erstellen.
- Jobs desselben Typs erstellen, wie diejenigen, die ihnen zugewiesen wurden.
- Die Projekt- und Aufgabenliste sehen, mit den Projekten, Aufgaben und Jobs, die einem Benutzer ihrer Koordinatorengruppe zugewiesen wurden.
| Koordinatoren können den von ihnen erstellten Benutzern keine anderen Berechtigungen als „Job-Koordinator“ und „Editor“ zuweisen. Bei Bedarf können Administratoren von Koordinatoren erstellten Editor- oder Koordinator-Benutzern zusätzliche Berechtigungen zuweisen, z. B. „Terme suchen“. |
|---|---|
| Ein Job-Koordinator gehört immer zu einer Koordinatorengruppe. Wenn dieser Gruppe mehrere Kunden zugewiesen sind, kann der Job-Koordinator bei der Erstellung von weiteren Koordinatorensubgruppen entscheiden, welche Kunden diese Gruppen erhalten sollen. |
| Den von Koordinatoren erstellten Editor-Benutzern wird automatisch die gleiche Koordinatorengruppe zugewiesen, zu der der erstellende Koordinator gehört. |
Sichtbarkeit von Koordinatorengruppen-Benutzern
- Administratoren, Systemadministratoren und API-Benutzer können alle Koordinatorengruppen sowie die zugehörigen Benutzer sehen.
- Projektmanager sehen nur die Job-Koordinatoren-Benutzer in den für sie sichtbaren Koordinatorengruppen. Editoren-Benutzer, die der Job-Koordinator angelegt hat, sowie allfällige darunterliegende Koordinatoren(sub)gruppen sowie deren Mitglieder sind für sie nicht sichtbar.
- Projektmanager können direkt von ihnen erstellten Koordinatoren bei Bedarf neben „Job-Koordinator“ auch weitere Berechtigungen zuweisen.
- Koordinatoren der gleichen Koordinatorengruppe und Ebene sehen einander.
- Koordinatoren sehen Editor-Benutzer (Übersetzer, Revisoren, Lektoren etc.) der gleichen Koordinatorengruppe und Ebene.
- Koordinatoren sehen die von ihnen oder von einem in ihrer Gruppe erstellten Job-Koordinatoren und Editor-Benutzer ihrer eigenen Koordinatorengruppe sowie die Job-Koordinatoren von allfällig eine Ebene darunterliegenden Koordinatoren(sub)gruppen.
- Koordinatoren können selbst ebenfalls Koordinatoren(sub)gruppen erstellen.
Job-Zuweisung und -Verwaltung über Koordinatorengruppen
Koordinatoren erhalten Koordinatoren-Jobs, die wie ein Platzhalter gesehen werden können:
Beim Vergeben der Jobs – während der Projekterstellung im Wizard oder danach in der Projektübersicht – wechselt der Projektmanager den Typ der zu vergebenden Jobs auf „Coordinator“ anstelle von „Editor“. Bei der Benutzerzuweisung erscheinen nun ausschließlich Benutzer, die:
- Koordinatoren sind, und
- zu einer Koordinatorengruppe gehören, die für den Kunden zuständig ist, für den das Projekt umgesetzt wird.
Der Koordinator kann dann wiederum für das betreffende Projekt beliebig viele Editor-Jobs des gleichen Typs erstellen und seinen Editor-Benutzern zuweisen.
| Koordinator-Jobs sind in der Jobliste mit blauer Farbe hinterlegt, während Editor-Jobs mit gelber Farbe hinterlegt sind. |
|---|---|
| Koordinatoren sehen jeweils alle zugewiesenen Jobs der gleichen Koordinatorengruppe. |
Zu beachten im Zusammenhang mit Zusammenarbeitsmodi
Mit den kooperativen Zusammenarbeitsmodi „gleichzeitiges Arbeiten“ und „sequentielles Arbeiten“ kann beim Delegieren von Jobzuweisungen über Koordinatorengruppen wie üblich vorgegangen werden. Verwendet das Projektmanagement den Modus „konkurrierende Zuweisung“ und delegiert die Zuweisung und Verwaltung einzelner Jobs aus einem entsprechenden Workflow an eine Koordinatorengruppe, muss der Job-Koordinator den Job zuerst akzeptieren, bevor er dafür selbst wiederum Editor- oder Koordinator-Jobs generieren kann. Danach verhält es sich wie gewohnt so, dass allfällige andere Koordinatorengruppen, denen der Projektmanager den gleichen Job ebenfalls zugewiesen hat, den durch die erste Koordinatorengruppe akzeptierten Job nicht mehr sehen können.
| Koordinatoren selbst können den Zusammenarbeitsmodus der von ihnen betreuten Jobs nicht beeinflussen. |
|---|